فیوژن

تحول فرآیندهای مدرسه با فیوژن

از کاغــــذبــازی تا تا هوشمنــدسازی:

آیا فرآیندهای مدرسه شما هنوز با روش‌های دستی و زمان‌بر انجام می‌شود؟ پیش‌ثبت‌نام، تکمیل ثبت‌نام، اطلاع‌رسانی‌ها، و مدیریت مدارک، رضایت نامه والدین، مدیریت درخواست های همکاری، و ... همگی می‌توانند با یک راهکار هوشمند، به سادگی و با دقت بالا مدیریت شوند. “فیــــوژن” اینجاست تا بار اضافی فرآیندهای اداری را از دوش شما بردارد.

چالش‌های رایج در فرآینـــــدهای مدرسه

مدیریت دستی پیش‌ثبت‌نام:

1-اتلاف وقت اولیا و کارکنان در تکمیل و پیگیری فرم‌های کاغذی. 2 - دشواری در دسته‌بندی و ارجـــــاع درخواست‌ها به بخـــش‌های مربوطه(مثلاً دپارتمان‌ها یا شعب مختلف).

پیگیری وضعیت ثبت‌نام:

1-عدم اطلاع‌رسانی به‌موقع و خودکار به اولیا در مورد زمان مصاحبه‌ها یا مراحل بعدی. 2- نیاز به تماس‌های مکرر برای هماهنگی و پیگیری.

مدیریت مدارک و پیوست‌ها:

۱- فرم‌های متعدد (مانند فرمهای مصاحبه) و پیوست کردن آن‌ها به درخواست‌های اصلی. ۲ - دشواری در بایگانی و دسترسی به مدارک مورد نیاز هر دانش‌آموز.

فرآیند درخواست همکاری:

مدیریت دستی رزومه‌ها و درخواست‌های همکاری و پیگیری وضعیت آن‌ها.

مدیریت ثبت نام اردوها:

“فیوژن” ثبت‌نام و پرداخت آنلاین اردوها را با مدیریت خودکار ظرفیت و ارتباط با اولیا ممکن می‌سازد، که منجر به صرفه‌جویی در زمان و کاهش کارهای اداری می‌شود.

راهکار “فیوژن” هوشمندسازی فرآیندهای کلیدی

“فیوژن” با اتوماسیون این فرآیندها، به شما کمک می‌کند تا:

01

پیش‌ثبت‌نام و ثبت‌نام آنلاین

اولیا به راحتی فرم‌ها را پر می‌کنند و درخواست‌ها مستقیماً به کارتابل مسئول مربوطه (بر اساس شعبه یا دپارتمان انتخابی) ارسال می‌شود.

02

اطلاع‌رسانی هوشمند

سیستم به‌طور خودکار زمان و مکان مصاحبه‌ها را مشخص کرده و از طریق پیامک به والدین اطلاع می‌دهد.

03

مدیریت وضعیت درخواست‌ها

فرآیندها دارای وضعیت‌های مشخصی هستند و قابلیت شخصی سازی دارند (مانند: تایید جهت مصاحبه اول، تایید جهت مصاحبه دوم، تایید نهایی، رد درخواست و…) که سیر پیشرفت کار را شفاف می‌کنند.

04

کارتابل هوشمند و سطوح دسترسی

هر کاربر متناسب با نقش (مدیر، مصاحبه‌کننده، کارشناس ثبت‌نام و ...) تنها موارد مربوط به خود را در کارتابل مشاهده کرده و با سطوح دسترسی تعریف‌شده، مدارک و پیوست‌های لازم را بارگذاری یا تایید می‌کند.

05

مدیریت مالی یکپارچه

امکان تعریف فاکتور و دریافت پیش‌پرداخت (از طریق درگاه پرداخت) در صورت تایید اولیه، قبل از نهایی شدن ثبت‌نام.

06

مدیریت درخواست‌های همکاری

تمامی رزومه‌ها و درخواست‌های شغلی نیز از طریق همین سیستم هوشمند مدیریت و پیگیری می‌شوند.

07

مدیریت مالی یکپارچه

مدیریت فرآیندهای داخلی مدرسه از جمله درخواست مرخصی، درخواست های خرید، تامین کالا و ...

«اینها فقط گوشه ای از فرآیندهای مدرســــه است، شما میتوانیــــد به دلــــخواه خود فرآیندهای دلخواه از جمله رضایت نامه والدین، پیشنهادات و انتقادات و … را به سامانه خود اضافه نمایید. »

با فیـــــوژن زمان بخرید و دقت را افزایش دهید!

نتایج حاصل از به‌کارگیری “اتوماسیون فیوژن”:

مدیریت متمرکز و امن

1 - دسترسی آسان به تمامی اطلاعات و مدارک در یک پلتفرم امن. 2 - کنترل کامل بر فرآیندها و دسترسی‌ها.

افزایش دقت و کاهش خطا

1 - ورود اطلاعات دقیق و جلوگیری از خطاهای انسانی. 2 - اطلاع‌رسانی‌های به‌موقع و دقیق به اولیا.

بهبود تجربه اولیا و متقاضیان

1 - راحتی و سهولت در انجام امور اداری مدرسه. 2 - شفافیت در روند بررسی درخواست‌ها.

توانمندسازی کارکنان

1 - تمرکز بر وظایف اصلی و تخصصی به جای درگیر شدن در کارهای تکراری. 2 - افزایش بهره‌وری تیم اداری و آموزشی.

کاهش چشمگیر زمان فرآیندها

1 - تسریع فرآیند پیش‌ثبت‌نام و ثبت‌نام از چند روز به چند ساعت. 2 - کاهش نیاز به پیگیری‌های دستی و تلفنی.